писать отказ в двух экземплярах. на нашем они ставят отметку, что приняли. я правильно понял?

конечно так
причем отметка - не просто непонятная закорючка, а фио и должность получившего, дата, подпись
и если дня через 3 деньги не вернут - направьте еще по почте
чтобы не нарваться в случае чего на отсутствие у получившего полномочий