Руководствуясь п.п. 26-34 Постановления Правительства РФ N 225 "О трудовых книжках", а также п.п. 7.1, 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ N 69, предприняв все возможные работодателем меры для восстановления трудовых книжек, можно сделать так:
1. составить акт о пропаже сейфа (чтобы заактировать это событие - кражу). В идеале - хранить второй экземпляр заявления в полицию о краже сейфа. найдут вора или не найдут - дело полиции. главное - доказать хоть как-то факт пропажи и принятые работодетелем меры.
2. вручить работникам под роспись письма о том, организация-работодатель в связи с кражей сейфа предлагает им указать все прошлые места их работы с указанием адресов и контактов для восстановления стажа работы для офорлмения дубликата трудовой книжки.
3.почтой разослать запросы в эти конторы (а что делать - ответственность за надлежащее хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, поэтому ему и принимать меры к восстановлению) с указанием просьбы, ее причин. Сохранить почтовые квитанции для доказательства принятых работодателем мер к восстановлению.
4. в ПФР хранятся сведения о периоде работы работников (за тот период, когда персоницифицированный электронный учет введен), поэтому можно предложить работникам (лучше в том же письме, указанном в п.2 моего поста) написать запросы в ПФР о выдаче справок за такой период: из них будет видно, в какой период в какой конторе работник работал (когда соответствующая организация работодатель уплачивала за работника взносы). Такой справкой ПФР тоже можно воспользоваться для восстановления периодов работы.
5. на основании имеющихся\собранных данных/документов/справок/ внести сведения о работе в дубликат трудовой книжки в порядке, предусмотренном п.7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек:
"Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю".
Тогда, во-первых, вы и работникам поможете восстановить периоды работы и оформить дубликат по восстановлнным периодам работы, и, во-вторых, в случае проверки госинспекции труда подтвердите документами (копиями заявлений в полиции о пропаже сейфа, акта о пропаже сейфа, писем с почтовыми квитанциями в бывшие конторы работников, писем работникам с просьбой указать периоды и места их работы, справок ПФР итд), что все возможные меры вы как организация-работодетель предприняли, добросовестно и в полном объеме исполняя требования двух постановлений о трудовых книжках.
Ох, какой исчерпывающий ответ! Но вопросов появилось еще больше
quote:
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
или все-таки
quote:
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы
Вот, например, работник предоставил сведения с 2ух промежуточных мест, а с первого и последнего не предоставил. Как считать общий стаж, как вписывать эти места?
сначала подсчитаете общий трудовой стаж по тем документам, которые с работником сможете собрать: "Общий трудовой стаж составляет 00 лет, 00 месяцев, 00 дней". После этого в следующих строчках трудовой книжки расписываете его по отдельным предприятиям (по тем справкам, которые удалось собрать).
Например, записи в дубликате будут выглядеть примерно так:
Общий трудовой стаж по состоняию на 20.06.2012 составляет 5 лет 8 месяцев 21 день.
Общество с ограниченной ответственностью "Звездный путь"
02.02.2002 Принят на должность водителя легкого автомобиля. (в последней графе) приказ N 1 от 02.02.2002
15.08.2002 Уволен по собственному желанию, пункт 3 часть 1 статьи 77 Трудоовго кодекса Российской Федерации. (в последней графе)Приказ N 3 от 15.08.2002
Общество с ограниченной ответственностью "Васильковое поле"
16.08.2002 Принят на должность инспектора отдела кадров. (в последней графе)приказ N 56-к от 16.08.2002.
25.09.2004 Уволен по соглашению сторон, пункт 1 часть 1 статья 77 Трудового Кодекса Российской Федерации. Приказ N 678-к от 25.09.2004.
ну, вы пониматете, что по графам эти записи надо разместить (в 1 графах - порядковый номер, дата; далее - сведения о приеме на работу; в последней графе - основание). Я просто в посте расчертить строки, как в труодвой книжке, не могу, но они подразумеваются.
итд
Если, например, через какое-то время после оформления дубликата еще какую-нибудь справку удалось восстановить, в архивах найти итд - ничего страшного: внесете запись по восстановленому стажу работы в том предприятии следующим порядковым номером. главное - что вы меры предпринимаете, стаж восстанавливаете, дубликаты оформили.
Мне кажется, вам здорово сведения о стаже поможет ПФР восстановить, только работники пусть сами туда с запросами обратиться, так как это их персональные данные. В запросе можно сослаться на закон о персональных данных, на закон о трудовых пенсиях, так как они вправе знакомиться со своими данными. Я по одной клиентке так запрашивала в ПФР сведения (от ее имени) письменно. Поворчали, поворчали, а никуда не делись - откопировали и выслали почтой, как мы просили. Там все было видно: с какого по какое число, в какой конторе она работала.
Спарта, спасибо огромное!
Можно еще вопрос, который больше всего меня интересует:
как же все-таки определить общий стаж, например,в таком случае:
сотрудник фактически работал с 1997 года, но фирмы уже нет, ПФ тоже не поможет - не было еще персофиницированного учета. Стаж не подтвердить.
Сотрудник предоставил сведения со второго места работы - с 2000 по 2002. С третьего и четвертого места опять ничего нет. Следующее подтвержденное место с 2008 по 2010г.
И что мне теперь делать? Общий стаж указывать 4 года?
Согласно п.7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в случае, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами .
Исходя из данного требования, посчитайте стаж по тем документам, которые есть (которые сможете собрать). В вашем примере это будет действительно 4 года, к сожалению. Даже если вы напишете 15 лет (с 1997 года), не подтвердив документами, все равно у ПФР при подсчете трудового стажа работника вопросы по этому периоду возникнут: почему ничем не подтверждено. И еще можно попробовать найти сведения о стаже еще и путем запроса в национальный удмуртский архив, ФНС (за него же уплачивались налоги работодателями). только туда пусть лучше от имени работников запрсоы уходят, т.к. также персональные данные.
не забудьте откопировать все справки работника, заверить печатью вашей организации, оставив эти копии организации, а оригиналы отдаете работнику для подтверждения трудового стажа в будущем при выходе на пенсию.
если впоследствии еще справки найдете, допишите записи. Думаю, не будет страшным нарушением, если вы после найденных справок допишете в дубликате, что общий трудовой стаж по состоянию теперь уже на 01.08.2012 составляет столько лет, месяцев, дней. Лучше внести новые известные сведения о местах работы, об изменнном количестве стажа, помогая восстановить трудовой стаж работнику, чем не внести эти драгоценные сведения.
а копия трудовой книжки, заверенная нашим же предприятием и предоставленная работнику для получения кредита в банке может являться подтверждающим документом? У некоторых работников есть такая возможность - попросить копию в банке
думаю, да. В инструкции упоминаются же "подтверждающие документы". Думаю, это можно рассматривать как подтверждающий документ, прямого запрета не установлено законом. В любом случае лучше отразить работнику все сведения, остатки этих сведений, следы этих сведений, чем не отразить: они ему очень пригодятся при выходе на пенсию.
Ох, Спарта, спасибо Вам огромное!
пожалуйста) Трудовое право и охрана труда - мой конек в юрпрактике
.